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共同作業を終えて④

こんにちは、ブログ委員会です。
去年の年末に本委員会のメンバーで年賀状作成を行いました。
この記事では、4回に分けて作業を振り返っていきます。

今回は第四弾、作業全体の振り返りです。


―作業全体を振り返って

Sカルゴンゴン
「今回は私、Sカルゴンゴンが司会を務めさせていただきます。早速ですが、作業全体を振り返ってどう思われますか。」

CJS
「振り返りの冒頭でも言いましたが、全体的にミスが多かったと思います。」

トマト
「そうですね、ミスが多かった原因はいくつかあると思います。僕が思い当たる事として、口頭での報告が主だった事や、作業の進捗チェックを一人に、今回だとCJSさんに任せっきりだった事が該当するのかなと。ミスを減らす提案として、タスク表を作ってメンバー間に共有し、それを基に報連相をすればいいのかなと思います。」


―作業の担当者を一目で確認出来る

Sカルゴンゴン
「タスク表を作れば、誰が何をやっているかが一目で確認出来るようになりますね。」

トマト
「はい。今回ミスが起こった原因の一つでもあるんですが、この作業は他のメンバーがやっているだろうとメンバー全員が思い込んで、結果誰も手を付けずに放置された事が何度かあったかと思います。担当者が記入されたタスク表を見る事で、誰がやったのかを目で確認出来てそのようなミスは防げるのではないかと思います。」


―全員揃わなくても作業が出来る


トマト
「また、タスク表を作る事で全員揃わなくても作業を進められるようになります。今後、どのメンバーも企業実習や就活で、今以上にピークスにいない時間が増えてくると思うんですね。そうなると、三人揃って進捗報告出来る機会が今以上に減ってきます。その中でも今回のような共同作業をしっかりと進められる方法を考える必要があるのかなと。そこでタスク表を使って作業を行うと、作業欄に担当者の名前が記入されているかを確認すれば、その作業が完了したかどうかや次の作業に進んでも良いかを、担当者に直接確認しなくても分かるじゃないですか。もしよければ使用を検討して頂ければと思います。」

Sカルゴンゴン
「全員揃わなくても作業が出来るのは良いですね。私も色々あって作業を抜ける事もあったので、これが出来ると楽だったと思います。」

CJS
「かしこまりました。タスク表はブログ委員会で行う他の作業で一度運用出来ればと思います。タスクの共有方法は、紙でなくとも共有フォルダでもいいかも知れませんね。」


―その他の反省点

Sカルゴンゴン
「その他の反省点はありますか。」

トマト
「今回は作業量、作業毎の注意点、各メンバーのタスク管理と、意識しなければいけない情報量が多く、情報の整理が追い付かなかった事もミスを誘発した原因の一つですね。なので、誰か一人に情報を整理してもらっても良かったかも知れません。」

CJS
「また、ミスを減らす方法として、ミスチェックをする方法を工夫・共有しても良かったのかなと思います。今回の場合、筆王に入力されたデータをミスチェックしましたが、その際、該当者の項目を逐一クリックしなければいけない上に、視覚的にバラけている入力情報を確認しないといけなくて作業がしにくかったと思います。なので、筆王に入力する前に一度全ての情報をExcelに打ち込む等、視覚的に確認しやすい状態にしてミスチェックをした方がやりやすかったのではないかと思います。もう一つ、チェック方法について挙げると、僕はチェックする際にExcelを思いっきり拡大して、2~3文字単位でチェックします。さらにチェック漏れ対策として、チェックし終わったところは塗りつぶします。後、今回はやりませんでしたが、読み上げ機能を使う方法もあります。例えば、『松』山さんと『桧』山さん等、目視だと見間違えやすいものも、音で聴くと違いが一発で分かってミスが防げる事もあります。そういった工夫を事前に共有しておけばミスは防げたのかなと思います。」

トマト
「音でチェックをするという話は画期的ですね。今後ミスチェックをする際には実践しようと思います。」

Sカルゴンゴン
「では、振り返りはここら辺で終わりましょう。皆さんありがとうございました。」


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