ピークスネットワーク

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共同作業を終えて④

こんにちは、ブログ委員会です。
去年の年末に本委員会のメンバーで年賀状作成を行いました。
この記事では、4回に分けて作業を振り返っていきます。

今回は第四弾、作業全体の振り返りです。


―作業全体を振り返って

Sカルゴンゴン
「今回は私、Sカルゴンゴンが司会を務めさせていただきます。早速ですが、作業全体を振り返ってどう思われますか。」

CJS
「振り返りの冒頭でも言いましたが、全体的にミスが多かったと思います。」

トマト
「そうですね、ミスが多かった原因はいくつかあると思います。僕が思い当たる事として、口頭での報告が主だった事や、作業の進捗チェックを一人に、今回だとCJSさんに任せっきりだった事が該当するのかなと。ミスを減らす提案として、タスク表を作ってメンバー間に共有し、それを基に報連相をすればいいのかなと思います。」


―作業の担当者を一目で確認出来る

Sカルゴンゴン
「タスク表を作れば、誰が何をやっているかが一目で確認出来るようになりますね。」

トマト
「はい。今回ミスが起こった原因の一つでもあるんですが、この作業は他のメンバーがやっているだろうとメンバー全員が思い込んで、結果誰も手を付けずに放置された事が何度かあったかと思います。担当者が記入されたタスク表を見る事で、誰がやったのかを目で確認出来てそのようなミスは防げるのではないかと思います。」


―全員揃わなくても作業が出来る


トマト
「また、タスク表を作る事で全員揃わなくても作業を進められるようになります。今後、どのメンバーも企業実習や就活で、今以上にピークスにいない時間が増えてくると思うんですね。そうなると、三人揃って進捗報告出来る機会が今以上に減ってきます。その中でも今回のような共同作業をしっかりと進められる方法を考える必要があるのかなと。そこでタスク表を使って作業を行うと、作業欄に担当者の名前が記入されているかを確認すれば、その作業が完了したかどうかや次の作業に進んでも良いかを、担当者に直接確認しなくても分かるじゃないですか。もしよければ使用を検討して頂ければと思います。」

Sカルゴンゴン
「全員揃わなくても作業が出来るのは良いですね。私も色々あって作業を抜ける事もあったので、これが出来ると楽だったと思います。」

CJS
「かしこまりました。タスク表はブログ委員会で行う他の作業で一度運用出来ればと思います。タスクの共有方法は、紙でなくとも共有フォルダでもいいかも知れませんね。」


―その他の反省点

Sカルゴンゴン
「その他の反省点はありますか。」

トマト
「今回は作業量、作業毎の注意点、各メンバーのタスク管理と、意識しなければいけない情報量が多く、情報の整理が追い付かなかった事もミスを誘発した原因の一つですね。なので、誰か一人に情報を整理してもらっても良かったかも知れません。」

CJS
「また、ミスを減らす方法として、ミスチェックをする方法を工夫・共有しても良かったのかなと思います。今回の場合、筆王に入力されたデータをミスチェックしましたが、その際、該当者の項目を逐一クリックしなければいけない上に、視覚的にバラけている入力情報を確認しないといけなくて作業がしにくかったと思います。なので、筆王に入力する前に一度全ての情報をExcelに打ち込む等、視覚的に確認しやすい状態にしてミスチェックをした方がやりやすかったのではないかと思います。もう一つ、チェック方法について挙げると、僕はチェックする際にExcelを思いっきり拡大して、2~3文字単位でチェックします。さらにチェック漏れ対策として、チェックし終わったところは塗りつぶします。後、今回はやりませんでしたが、読み上げ機能を使う方法もあります。例えば、『松』山さんと『桧』山さん等、目視だと見間違えやすいものも、音で聴くと違いが一発で分かってミスが防げる事もあります。そういった工夫を事前に共有しておけばミスは防げたのかなと思います。」

トマト
「音でチェックをするという話は画期的ですね。今後ミスチェックをする際には実践しようと思います。」

Sカルゴンゴン
「では、振り返りはここら辺で終わりましょう。皆さんありがとうございました。」


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共同作業を終えて③

こんにちは、ブログ委員会です。
去年の年末に本委員会のメンバーで年賀状作成を行いました。
この記事では、4回に分けて作業を振り返っていきます。

今回は第三弾、トマトさんの良かった点と課題についての振り返りです。


―トマトさんの良かった点について

トマト
「正直ありません…。強いて言うなら作業を最後までやり通せた事でしょうか。」

CJS・Sカルゴンゴン
「『どのように作業をこなすか』を常に意識していた事、説明が分かりやすくて言葉遣いが丁寧な事だと思います。」


―「どうやって作業をこなすか」を常に意識していた

CJS
「とにかく頭の回転や切り替えが速い方だと感じました。慣れない業務が多い中、『目の前の作業をどうやってこなすか“だけ”』を意識し、常に建設的に考えられていました。それもあって作業速度も速かったですし、全体の進行がスムーズだったのはトマトさんのおかげだと思います。」


―説明が分かりやすく、言葉遣いも丁寧だった

CJS
「トマトさん自身も含めメンバー全員が筆王をいじった事が無い中、筆王の使い方をすぐに理解し、他のメンバーに分かりやすく説明して下さり助かりました。僕達が筆王の使い方をスムーズに理解出来たのはトマトさんのおかげだと思います。後、常に丁寧な言葉遣いで対応して下さりました。それも決してノンアサーティブなわけでは無く、『自分はこういう事をしています・しようと思います。』と、自分の意見をしっかり伝えて下さり、コミュニケーション面でも優れているなと感じました。」

トマト
「説明と言葉遣いが丁寧だと褒めて頂けて嬉しいです。僕自身、人に説明したり言葉遣いを考えて話すのが苦手な事もあって今まで練習してきたので、それが実って良かったです。」

Sカルゴンゴン
「トマトさんがピークスに体験に来られた時から、職員さんと変わらないくらい言葉遣いの丁寧な方だなと感心していました。努力の賜物だったのですね。」


―トマトさんの課題について

トマト
「作業全体でケアレスミスが目立った事、他のメンバーに上手く作業を頼めずに業務を一人で抱え込み過ぎてしまった事です。」


―ケアレスミスが多かった

CJS
「冒頭の私の振り返りでも言いましたが、作業の精度はメンバー全員の課題だと思います。トマトさん個人に焦点を当てると、印刷でのミスが特にダメだったかと思います。印刷ミスをしてはがきを無駄にしてしまう事で、買い出し係の人にもう一度はがきを買いに行ってもらわないといけなくなり、またはがき代も余分にかかってしまいます。働いた経験のある身からすると、他人に迷惑をかけたり、お金が絡むミスは最もまずいと思いました。」


―業務を一人で抱え込み過ぎた

CJS
「作業を一人でやろうとし過ぎたと仰っていましたが、こちらからは見て分からなかったです。気が回る人だなとしか思いませんでした。進捗報告もしっかりして下さり、他人に仕事を任せるのが苦手だとは感じなかったです。ただ、外からはそう見えないだけで、トマトさん自身がキャパオーバーになってしまったと感じたのであれば、任せ方のスキルアップをした方が良いと思います。」

Sカルゴンゴン
「ご自身は課題だと捉えられていますが、トマトさんが全てを一人で理解しようとしてくれたおかげで助かった部分がありました。僕は初期の頃、面接があったりして現状を把握出来ない事が多々あったのですが、トマトさんが今何をすべきかを的確に説明して下さり、自分がすべき事を理解出来ました。トマトさんの分かりやすい説明は、作業全体を理解しようとする姿勢から来るものだと思うので、課題であると同時に良かった部分でもあると感じました。」

トマト
「今回の作業を通して自分の至らない点ばかりが頭に残ってしまい、良かった点がほとんど思い当たらないなと自分自身は感じていました。しかし、お二人にしっかりと評価して頂け、客観的に自身を顧みる事が出来て良かったです。ありがとうございました。」


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共同作業を終えて②

こんにちは、ブログ委員会です。
去年の年末に本委員会のメンバーで年賀状作成を行いました。
この記事では、4回に分けて作業を振り返っていきます。

今回は第二弾、Sカルゴンゴンさんの良かった点と課題についての振り返りです。


―Sカルゴンゴンさんの良かった点について

Sカルゴンゴン
「自分ができる範囲の作業はそれなりにこなす事が出来たのかなと思います。」

トマト
「常に落ち着いて作業をしていた事、説明が分かりやすい事だと思います。」


―自分ができる範囲の作業はそれなりにこなせた

Sカルゴンゴン
「与えられたタスクを自分の出来る範囲でそれなりにこなす事が出来たのは、当たり前の事でもあるのですが良かった点だと思います。」


―常に落ち着いて作業をしていた

トマト
「Sカルゴンゴンさんと一緒に作業をしていて、業務を完遂する意識が高い方だなと思いました。そこに繋がるのですが、就職活動でお忙しい中、疲れや嫌そうな雰囲気を出さずに淡々と作業をされていて、信頼出来る方だなという印象をすごく受けまして。どんな時でも冷静な人って、グループで作業する際には一人いてもらえるだけですごく助かります。なんというか、安心感があって良かったです。」

CJS
「グループ内にピリピリしている人がいると、仕事がしにくくなりますからね。雰囲気が変わらないというのはすごく大事ですよね。」


―説明が分かりやすかった

トマト
「これは今回の年賀状作成だけでなく、僕がピークスに体験で来た時のグループワークでも感じた事です。手順を順序立てて説明して下さり、作業が進めやすかったです。」


―Sカルゴンゴンさんの課題について

Sカルゴンゴン
「自身で振り返ると、良かった点が先程の一つを除けば皆無で、後は反省点ばかりです。自分の出来に点数を付けると100点満点中5点かなと…散々たる結果だなと猛省しています。反省点ですが、タスク管理を他のメンバーに任せっ放しだった事、PCスキルが不足していると痛感した事、年賀状裏面に載せるデザインの作成を他の利用者さんの依頼する際に、過不足無く説明出来なかった事だと思っています。」

トマト
「必要以上に周りの作業ペースに合わせ過ぎていたところだと思います。」


―タスク管理を任せっきりだった

Sカルゴンゴン
「自分が出来ないところは相手に任せてしまおうという預け方を覚えた一方で、自分がすべき事すら相手に任せてしまい、結果的に自分がすべき事への理解が不明瞭になってしまいました。ある程度能動的になる必要があったのかなと思っています。僕がいなくても、お二人だけで全然出来てしまうのではないかと、若干メンバーに甘え過ぎたと思いますね…。」

CJS
「他の方がタスク管理を出来ているかどうかは、端から見ているとよく分からないんですね。Sカルゴンゴンさんは任せっ放しだったと言っていましたが、少なくとも僕はそういうイメージは無かったですね。後は自分のすべき事も任せてしまった…、まあ出来ない事はお任せで全然良いと思います。」

Sカルゴンゴン
「はい。」

CJS
「後、メンバーに甘えてしまったとの事ですが、今回に関してはむしろ甘えなかった方が課題になったと僕は思っています。ピークスのような就労移行支援施設に通う理由は就職するためなので、今回の作業よりも就活を優先したことは、正しい優先順位の付け方ではないかなと僕は思います。」

Sカルゴンゴン
「また、僕は当初デザイン担当ということになっていたんですが、それらしい仕事がほとんど出来なかったのが大いに反省する事かなと思います。一応途中から手伝う事も出来たんですが、他の利用者さんからは、タスク管理をしているのが僕ではなくCJSさんだと思われていた、と感じるんですね。それくらい僕が当初やる予定だった業務をCJSさんが担って下さり、僕は途中で分からないところをちょこちょこっと教える程度しか出来なくて、自分が成すべき事をきちんと全う出来なかったというのが反省点かなあと思っています。」

CJS
「デザイン担当に関してはどう進めるのか二転三転しましたね…。まあ正直僕もリーダーとして全員に情報を上手く共有させられなかったので、そこまでかなあと…。」


―PCスキルが不足していると感じた

Sカルゴンゴン
「Excelでのデータ入力とかがそうですけど、ぱぱっと終わらせたいところをもたついてしまったり、ホイールの誤操作でトラブルを発生させたり、パソコン操作で分からないところを質問したりして、作業時間が若干延びたところがあったかなと。一つ一つはちょっとした時間のロスですが、塵も積もれば山となるように、積もり積もって作業を大きく遅延させてしまう事に繋がるので、もう少し自主的にPCスキルを高めて時間のロスをなるべく少なくしていくべきかと思います。」

CJS
「PCスキルが不足していると感じた、とのことなんですが、私は逆で、『SカルゴンゴンさんはExcel学習やWord学習で学んだ事をしっかり吸収して身に付けられている方だなあ。』と思ったんですね。分からない事があったら自分で調べていて、他のメンバーに何回も同じ事を聞いていたという事も無く、PCスキルが不足しているとは正直思わなかったです。」

トマト
「PC使用経験が無くPCスキルが不足していると仰っていましたが、たった一年で年賀状作成が出来るところまで来ておられるので、上達速度は相当速いんじゃないかと思いました。タイピングに少し苦労されているところがあったかなと思いましたが、それ以外の基礎知識に関しては網羅しておられますので、後は経験だけの問題かなと僕は個人的に思います。」


―相手に過不足無く説明出来なかった

Sカルゴンゴン
「僕がデザイン担当になった時に他の利用者さんにデザインの作成を依頼したんですけれど、その時に過不足無く説明する事が出来なかったと思っています。それで混乱を招いてしまい、職員さんとCJSさんに僕がすべき事を手伝ってもらうことになってしまいました。自分が、必要な情報を端的に伝えていれば起こらなかった事なので、これは反省点ですかね…。僕の悪い傾向として最初の内にパーって詳細を」

CJS
「最初の内に全ての詳細を話してしまいがち。」

Sカルゴンゴン
「そうですね。先程のトマトさんのCJSさんに対する指摘の通り、それによって作業の着地点が様々な情報に埋もれて見えなくなってしまう恐れがあります。なので、最初に結論だけを述べて、その後に詳細を説明していく方法だったらある程度混乱することも無かったと思います。」

CJS
「今回の作業は分かりにくいポイントがいっぱいあったんで、多くの情報を下さった事で情報共有がスムーズに出来て、逆に良かったのかなと僕は思います。」


―必要以上に周りの作業ペースに合わせ過ぎていた

Sカルゴンゴン
「僕はどうしても相手の出方を待つというか、他の人を巻き込みながら自分から主体的に押し進めていくのがあまり得意では無いです。自分一人で作業をして下さいと言われたら自分なりのやり方を通すと思うんですけど、こういったグループでやる場合、自分は鳴りを潜めて他の人に従うみたいな、割とそこが極端かなと。」

CJS
「訓練では失敗しても大丈夫なので、この機会に自分のやり方を通す練習をしても良いのではないかなと思いました。相手とコミュニ―ケーションを取りながら、如何にして自分の土俵に持って行くかを試行錯誤しても良かったのかなと。」

トマト
「相手に合わせられるというのは能力が高い証拠だと思います。それは良い事でもあるのですが、無理に他人に合わせる事で、疲れやストレスを人よりも溜め込んでしまう危険があるのかなと。実際に、自分のスタンスを押し殺して淡々と業務をこなし続けた結果、周りからは、『この人、仕事出来るな。じゃあ他の仕事ももっと頼もう。』と、ますます自分にとってしんどい業務を任されて、最終的には疲れ果てて退職してしまう方もいらっしゃるみたいなので…。これ以上は譲れないという線引きをする事が必要になってくるのかなと、すみません、すごくお節介だったかも知れません…。」

Sカルゴンゴン
「職員さんや外部の方からも全く同じ事を言われました。職員さんからは、今後色んな仕事を抱え込んで瓦解してしまう事を懸念されていて、外部の方からも、仕事にきちんと線引きをして、自分が苦手な業務は断らないと負担になってしまうと言われたので。仰る通りかなと思います。」

CJS
「まあ、ピークスの人たちは基本的にそれが苦手な人が多いんですよね。何でも引き受けちゃう(笑)。線引きはすごく大事。僕も職員さんから、色々な事に線引きをするよう言われます。」


―その他の課題

Sカルゴンゴン
「後は、僕自身が作業の着地点が分からなくなる事が時々ありました。例えば、CJSさんからチェック表を見比べるよう指示を承りましたが、その中で分からない事があったらきちんと復唱確認すべきだったかなあと思っています。そこをないがしろにした結果、最終的にどうなればいいんやっけみたいな感じの事が作業中に結構あったので、そこをもう少しきちんとしておくべきだったんですよね。」

CJS
「あのチェック表は色分けがぐちゃぐちゃで見辛くて、正直この状態で人に渡すのはちょっと…というところがありました。なので、分かりにくいチェック表を作ってしまった僕にも反省点があって、Sカルゴンゴンさんだけの課題ではないかなと思っています。」

Sカルゴンゴン
「他にも反省点がザクザクと山程出てくるんですけど、話があまり長引いても何なので、ここら辺で締めようかなと思います。」


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共同作業を終えて①

こんにちは、ブログ委員会です。
去年の年末に本委員会のメンバーで年賀状作成を行いました。
この記事では、4回に分けて作業を振り返っていきます。

今回は第一弾、CJSさんの良かった点と課題についての振り返りです。


―CJSさんの良かった点について

CJS
「良かった点は丁寧に話せた事、マルチタスクをこなせた事だと思います。」

Sカルゴンゴン・トマト
「他のメンバーに丁寧に接して下さった事、リーダー役を担い率先して作業に取り組んで下さった事だと思います。」


―丁寧に話せた

トマト
「メンバーに丁寧に接して下さり作業が進めやすかったです。リーダーの方が全く声をかけてくれないと、自分のやり方は本当に大丈夫なのかなと不安を感じる事があるのですが、今回はCJSさんが上に立って色々やって下さり、そのような不安が無く助かりました。」

Sカルゴンゴン
「僕は作業の序盤、面接準備等でほとんど参加出来ない事が多かったと思います。そういった中でも、『面接の作業が大変なのであればそちらから進めて下さい。』と、僕がすべき事を引き受けて下さって大いに助かりました。僕自身、何でもかんでも自分でやってしまおうとする傾向があって、グループで長期的に作業をする際、自分のタスクを相手にどこまで任せても良いのかが経験として無かったので。今回CJSさんが声掛けをして下さったおかげで、安心して自分のタスクを他のメンバーに分散させて頂く事が出来て、タスクを相手に委ねる事の足掛かりを少し掴めたと思います。」


―マルチタスクをこなせた

トマト
「僕はCJSさんのすぐ側で作業をさせて頂いたのですが、電話が鳴ったらぱっと切り替えて応対をして、終わったらすぐに年賀状作成の作業に戻られるのを何度も見ました。僕自身はマルチタスクが苦手なので、あの意識の切り替えの速さを見習いたいと思いました。」


―リーダーシップをとっていた

Sカルゴンゴン
「CJSさんの特に良かった点として、メンバーのタスク管理を行って下さった事、これが僕としては大いに助かった気がします。タスク一覧を紙として視覚化することで、自分のタスクを正確に、瞬時に理解出来て、すごく作業がしやすくなったように思います。」

トマト
「作業全体の段取りを把握して、リーダーシップをとって頂けたのが良かったと思います。作業が一段落したら、『職員さんに進捗報告に行きましょう。』と、声掛けをして下さったり、タスク一覧表を作って作業の進捗状況を分かりやすく説明して下さったりと、CJSさんがリーダー役を担ってくれた事で、作業がどこに向かって進んでいるのかが把握できました。」


―CJSさんの課題について

CJS
「課題は作業の精度が良くなかった事と、作業の進め方が複雑になり過ぎた事だと思います。」

トマト
「CJSさん一人で仕事を抱え込み過ぎているなと感じた事を課題に挙げさせて頂きます。」


―作業の精度が良くなかった

CJS
「精度については自分を含めメンバー共に課題ですね。今回の作業だと、ミスチェックでチェック漏れを出してしまった…これは痛いですね。仕事だと思ってミスを出さない事を心掛けて作業をしていたので、ミスが出てしまったのがすごく悔しいです。」


―作業の進め方が複雑になり過ぎた

CJS
「リスク管理を重視し過ぎたために、作業工程が複雑になって分かりにくくなった気がします。今回の作業だと、『今の時期なのでインフルエンザにかかって誰かが休んでしまった時には、他の人に引き継げるようにしないといけない。』と、リスクを考え過ぎてしまい、時間をロスした部分があったかなあと…。」

Sカルゴンゴン
「リスクを重視する事はある種必要なのかなと思います。僕はそこをないがしろにして見切り発車で作業を進めてしまい、ミスに繋がる事が多々あるので…。CJSさんにリスク重視の進め方をして頂けた事で、作業をする事を思いとどまり、一つ冷静になった上で改めて行動に移す事が出来たかなと思います。また、精度の話でも挙がっているようにチェック漏れなどのケアレスミスが所々起こっていますが、CJSさんがリスク管理をしていなかったらもっとミスが増えていたのではないかと僕は思います。なので、慎重になり過ぎることは課題にはなりますが、見方によっては良い点にもなるなあと思います。」

CJS
「ありがとうございます。」

トマト
「説明についても複雑になっている部分があったかなと思います。結論と理由を話す順番がその時々で前後していて、話の中でどこを拾えば良いのかが分からないことがありました。なので、説明する時にはある程度型を作ってもいいんじゃないかなと個人的に思います。例えば、基本的にはやる事→理由の順に話すけれど、細かい所まで理解するのが苦手な人に説明する場合、やる事“だけ”を話すとか。」

CJS
「説明については自覚が無かったので反省すべき所です。相手に応じて説明の仕方を変える事は大事ですね、ありがとうございます。」


―1人で作業を抱え込み過ぎた

トマト
「先ほどケアレスミスが多いと仰っていましたが、CJSさんが担当する業務が多すぎた事が一つの要因なのではないかと個人的に思いました。自分以外のメンバーにもっと作業を分散させた方が、CJSさん自身の負担が減って余力をミスチェックに回せるので、各作業の精度も上がるのではないかと思います。まあこれは手伝いを申し出なかった自分にも課題はあるのですが…。」


―その他の課題

CJS
「後は、トマトさんにちょこちょこ余計なお節介をしてしまった事や、進捗メモを作ったりしてスケジュール全体を管理、共有する方法を確立しておきたかった事が課題としてありますね。作業全体の進捗状況を共有するように自分から言い出せなかったのが悔しい反省点です。以上が私の良かった点と反省点です。お二人ともありがとうございます。素敵なクリスマスプレゼントを貰いました(笑)。」


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